Bausteinbasierte Modellierung von Prozesslandschaften mit der PICTURE-Methode am Beispiel der Universitätsverwaltung Münster

Becker J, Algermissen L, Pfeiffer D, Räckers M

Abstract

Öffentliche Verwaltungen unterliegen einem starken Reorganisationsdruck bedingt durch knappe Haushaltsmittel, veränderte politische Rahmenbedingungen und gestiegene Anforderungen ihrer Kunden.Die prozessorientierte Darstellung, Analyse und Verbesserung von Verwaltungsprozessen ist eine zentrale Voraussetzung für die erfolgreiche organisatorische und informationstechnische Umges-taltung der öffentlichen Verwaltungen im Zuge der aktuellen Reformbestrebungen.Zur erfolgreichen Durchführung von verwaltungsweiten Reorganisationsmaßnahmen ist als Ausgangspunkt zuerst ein Überblick über möglichst alle vorhandenen Verwaltungsprozesse und ihre wechselseitigen Abhängigkeiten notwendig. Klassische Ansätze zur Erfassung und Darstellung von Prozessen führen allerdings zu so komplexen Modellen, dass mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen nur ein kleiner Ausschnitt aus der gesamten Prozesslandschaft betrachtet werden kann. Die PICTURE-Methode als Kern dieses Beitrags überwindet die Schwachstellen bisheriger Ansätze und ermöglicht mithilfe domänenspezifischer Prozessbausteine eine effiziente Modellierung, die es erlaubt, mit vergleichsweise geringem Ressourceneinsatz einen ganzheitlichen Überblick über alle Verwaltungsprozesse – die Prozesslandschaft – zu schaffen. Damit wird ein hohes Maß an Transparenz als Basis darauf aufbauender Reorganisationsprojekte erreicht.In diesem Beitrag wird die PICTURE-Methode konzeptionell vorgestellt und ihr praktischer Einsatz in einem großen Modellierungsprojekt der Universitätsverwaltung Münster beschrieben. Anschließend werden die mit der PICTURE-Methode gemachten Erfahrungen geschildert und die Methode in Hinblick auf die an sie gestellten Anforderungen evaluiert.