Does single-source create an added value? Evaluating the impact of introducing x4T into the clinical routine on workflow modifications, data quality and cost-benefit.

Ziel dieser Studie ist die Evaluation des Einflusses von der Einführung eines Single Source Systems in den Dokumentationsprozess der Routine Krankenversorgung. Hierbei wurden besonders die Änderungen am Arbeitsprozess, die Datenqualität und die Dokumentationszeiten auf Seiten der Krankenversorgung und der Forschung bewertet. Ein weiteres Kriterium der Evaluation war die Kosten-Nutzenauswertung dieses Ansatzes, bei dem bewertet wurde, ob sich die Einführung und der Einsatz des Single Source System gegenüber den Einsparungen in der Dokumentationszeit amortisieren. Dazu wurden der Dokumentationsprozess der medizinischen Routine- sowie der der Forschungsdokumentation auf redundante und fehleranfällige Prozesse analysiert. Basierend auf diesen Ergebnissen wurde der gesamte Dokumentationsprozess überarbeitet und das Single Source System x4T (exchange for Trials) integriert, um den kontrollierten, automatischen Datentransfer zwischen dem Krankenhausinformationssystem und der neuen Forschungsdatenbank zu realisieren. Um den Arbeitsprozess zu evaluieren, wurde eine prä/post-Analyse sowie eine Zeit- und Bewegungsstudie durchgeführt. Zur Bewertung der Datenqualität wurde die Vollständigkeit, Richtigkeit und Übereinstimmung der Daten vor und nach der Einführung des Systems gemessen. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis wurde zwischen den Einsparungen pro erhobenem Datenelement und den zusätzlichen Aufwänden für die Einführung des x4T-Systems ermittelt. Durch die Einführung des x4T-Systems wurde sowohl der Arbeitsablauf in der Krankenversorgung sowie in der Forschungsdokumentation überarbeitet. Die Einführung des Systems ermöglicht die einmalige Dokumentation aller relevanten Daten im Krankenhausinformationssystem, welche nach Validierung automatisch, ohne manuelle Schritte in die Forschungsdatenbank übertragen werden. Dadurch sind die Hälfte der redundanten und fehleranfälligen Prozessschritte eingespart worden. Seit der Einführung im März 2012 stieg die Anzahl neuer Patienten in der Forschungsdatenbank um ca. 1000 pro Jahr. Die durchschnittliche Dokumentationszeit pro Patient konnte signifikant um 70,1% verkürzt werden (von 1116 ± 185 auf 334 ± 83 Sek.). Die Vollständigkeit ist von 82,2% auf 100% der relevanten Daten angestiegen. In Fall der Pruritus Forschungsstudie wurden die zusätzlichen Aufwände mit €434,01 beziffert und die Einsparungen belaufen sich auf 0,48ct pro erhobenes Datenelement. Unter der Annahme einer 5 jährigen Laufzeit und 82 tatsächlich erhobenen Datenelementen pro Patient, muss sich die Anzahl der dokumentierten Patienten auf 1102 belaufen, damit sich das System amortisiert. Die Einführung des Single Source System x4T in den medizinischen Routine- und Forschungsdokumentationsprozess kann die Datenerfassung auf beiden Seiten optimieren. Redundante und arbeitsaufwändige Prozesse lassen sich vermeiden, was kürzere Dokumentationszeiten und gesteigerte Datenqualität bedeuten kann. Die Verwendung des x4T-Systems ist besonders lohnenswert in großen Studien mit einer hohen Anzahl an Patienten und zu dokumentierenden Datenelementen.